Een personeelsfeest organiseren. Klinkt gezellig, toch?
Totdat je met zes collega’s in een vergaderruimte zit en de eerste vraag op tafel komt: ‘Wat zullen we dit jaar eens doen?’ Binnen vijf minuten vliegen de meningen je om de oren. Welkom in de wereld van het organiseren van een personeelsfeest.
Na een aantal jaar bedrijfsfeesten, festivals en interactieve concepten hebben we bij Wrong is Right heel wat organisatieteams voorbij zien komen. Hoewel ieder bedrijf anders is, zien we steeds dezelfde valkuilen terugkomen. Gelukkig zijn ze eenvoudig te voorkomen.
Valkuil 1: De vaste club organiseert alles
Het zal herkenbaar zijn. In de aanloop naar ieder personeelsfeest gebeurt hetzelfde: een manager die tijdens een teamoverleg ‘de vraag’ stelt. Of een mail die naar de hele organisatie gestuurd wordt met daarin de vraag der vragen: ‘Wie wil er dit jaar meehelpen met het organiseren van het personeelsfeest / kerstborrel / jubileumfeest?’ (doorhalen wat niet van toepassing is, maar het idee blijft hetzelfde) En aan het einde van de rit…… zijn het nagenoeg dezelfde collega’s die ieder jaar de kerstborrel organiseren…. en de zomer BBQ…. en het sinterklaasfeest.
Wanneer jaar na jaar dezelfde mensen het feest organiseren, sluipen dezelfde ideeën erin. Nodig daarom ook eens iemand van een andere afdeling uit om mee te denken. Een frisse blik levert vaak verrassende ideeën op. Plus natuurlijk de winst dat mensen van andere afdelingen ook voor meer betrokkenheid bij andere afdelingen zorgen. Routine in een werkgroep is meer dan prima, maar probeer ook de werkgroep te blijven prikkelen door actief mensen vanuit andere afdelingen eens te vragen.
Valkuil 2: Meteen in de regelmodus schieten
Begin niet met de locatie of de catering, maar met de vraag: “Hoe willen we dat collega’s zich aan het einde van de avond voelen?”
Pas daarna kies je het programma. We zijn natuurlijk allemaal gewend om meteen in de regelmodus te schieten. De telefoon wordt erbij gepakt om dingen op te zoeken of contact op te nemen met mensen. Gevolg is vaak: een allegaartje aan ideeën zonder dat er een echte rode lijn in zit. Doe nou eerst eens een stap terug en denk eens uitgebreid na over het gevoel dat je collega’s aan het einde van de avond moeten hebben. En geloof ons: vanuit daar ontstaan vaak veel mooiere ideeën om jullie avond tot een succes te maken.
Valkuil 3: ‘Vorig jaar werkte het ook’
Wat vorig jaar leuk was, hoeft dit jaar niet opnieuw de beste keuze te zijn. Die tafelgoochelaar van 3 jaar geleden kent iedereen al wel. Die artiest van vorig jaar is nu ook niet meer opzienbarend. Juist afwisseling en verrassing zorgen voor een onvergetelijke ervaring en een WOW-factor. Het bekende gezegde ‘De kracht van de herhaling’ telt in ieder geval bij een personeelsfeest niet! Voor een opvallend evenement waar je collega’s het nog lang over hebben zit de kracht juist in de afwisseling.
Valkuil 4: Alles blijft topgeheim
De organisatie werkt vaak als een geheim genootschap aan alle plannen. Pas op het moment zelf wordt er bekend gemaakt wat er allemaal gaat gebeuren. Maar waarom al die geheimzinnigheid? Houd de verrassing erin, maar toets ideeën gerust subtiel bij collega’s. Zo krijg je waardevolle feedback zonder alles weg te geven. Sterker nog, misschien is het wel leuk om juist her en der wat verwarring te zaaien door verschillende ideeën te toetsen. Of misschien is het juist wel heel sterk om vanaf de uitnodiging mensen al mee te gaan nemen in de beleving die je ze met het feest wil gaan geven. Zo ontstaat er al wat rumoer en gaat je personeelsfeest al leven voordat het begonnen is.
De grootste valkuil: Veilig spelen
Veel organisaties kiezen voor de veilige optie, vaak bedacht met het budget als leidraad in plaats van het concept. Maar juist een creatief concept, interactie en verrassend entertainment maken het verschil tussen ‘wel gezellig’ en ‘wanneer doen we dit weer?’ Juist buiten die comfortzone van de standaardinvulling liggen de kansen op de meest memorabele feesten. En een groter budget hoeft niet altijd te leiden tot een beter feest. Eerder schreven we hier al over in onze blog: Geld maakt niet altijd gelukkig – Wrong = Right. Maar juist wanneer niet het budget, maar de creativiteit de leidraad is bij het organiseren ontstaan de ideeën dat een feest een karakter geeft waar mensen het later nog over hebben.
Conclusie
Een goed personeelsfeest draait om beleving. Begin met het gevoel dat je wilt achterlaten en bouw daar het programma omheen. Niet denken vanuit een budget, maar vanuit een gevoel. Niemand kan later het complete assortiment van de cateraar nog vertellen. Of het wattage van de geluidsinstallatie. Of het aantal parkeerplaatsen bij de locatie. Mensen weten later nog wel hoe de sfeer op het feest was. Het gevoel waar ze mee naar huis gingen. En dat zou dan ook het uitgangspunt moeten zijn van je organisatie.
